Ten artykuł to praktyczny przewodnik, który krok po kroku wyjaśni, jak prawidłowo zgłosić wynajem mieszkania do urzędu skarbowego oraz jak rozliczać przychody z najmu prywatnego w Polsce. Dowiesz się, kiedy zgłoszenie umowy jest obowiązkowe, jakie są aktualne zasady opodatkowania ryczałtem oraz jak uniknąć konsekwencji prawno-skarbowych. Z mojego doświadczenia wynika, że wielu wynajmujących ma wątpliwości w tym zakresie, dlatego postaram się rozwiać je wszystkie.
Zgłoszenie najmu i płacenie podatku kluczowe informacje dla wynajmujących
- Najem prywatny (zwykły) nie wymaga zgłaszania samej umowy do urzędu skarbowego, ale każdy przychód musi być opodatkowany.
- Obowiązek zgłoszenia umowy w terminie 14 dni dotyczy wyłącznie najmu okazjonalnego.
- Jedyną dostępną formą opodatkowania najmu prywatnego jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (stawki 8,5% i 12,5%).
- Pierwsza terminowa wpłata ryczałtu na indywidualny mikrorachunek podatkowy jest traktowana jako zgłoszenie wyboru tej formy opodatkowania.
- Podatek należy wpłacać do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodu.
- Niezgłoszenie najmu okazjonalnego lub niepłacenie podatku wiąże się z poważnymi konsekwencjami prawno-skarbowymi.
Zgłoszenie najmu do urzędu skarbowego: Kiedy jest wymagane?
Zacznijmy od kluczowej kwestii, która często budzi nieporozumienia: różnicy między obowiązkiem zgłoszenia samej umowy najmu a obowiązkiem płacenia podatku od przychodów z najmu. Warto to sobie jasno uświadomić, aby uniknąć błędów.
Od kilku lat, w przypadku „zwykłego” najmu prywatnego, czyli takiego, który nie jest prowadzony w ramach działalności gospodarczej i nie jest najmem okazjonalnym, nie ma już obowiązku zgłaszania samej umowy najmu do urzędu skarbowego. Jest to istotna zmiana, która uprościła życie wielu wynajmującym. Pamiętajmy jednak, że brak obowiązku zgłoszenia umowy nie zwalnia nas z obowiązku płacenia podatku.
Sytuacja wygląda inaczej w przypadku najmu okazjonalnego. Tutaj obowiązek zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego jest nadal aktualny i musi zostać dopełniony w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, czyli zazwyczaj od dnia przekazania lokalu najemcy. Niezależnie od rodzaju umowy, każdy przychód uzyskany z najmu prywatnego musi być opodatkowany. Moim zdaniem, najważniejszym obowiązkiem wynajmującego jest więc terminowe rozliczanie i wpłacanie podatku, a nie każdorazowe zgłaszanie samej umowy najmu, chyba że mówimy o najmie okazjonalnym.
Jak zgłosić umowę najmu okazjonalnego krok po kroku?
Skoro wiemy już, że zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego jest obowiązkowe w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu, przejdźmy do praktycznych wskazówek, jak to zrobić. Mamy do wyboru dwie główne metody.
-
Zgłoszenie online przez e-Urząd Skarbowy:
- Logowanie do systemu: Aby skorzystać z tej metody, musisz zalogować się do platformy e-Urząd Skarbowy. Możesz to zrobić za pomocą Profilu Zaufanego, bankowości elektronicznej (tzw. e-Tożsamość) lub aplikacji mObywatel. To wygodne i coraz popularniejsze rozwiązanie.
- Wybór i wypełnienie "pisma ogólnego": Po zalogowaniu, w systemie e-Urząd Skarbowy, należy znaleźć opcję "pisma ogólnego". W tym piśmie musisz zawrzeć wszystkie niezbędne informacje. Wymień w nim swoje dane jako wynajmującego, dane najemcy, dokładny adres lokalu będącego przedmiotem najmu, datę zawarcia umowy najmu okazjonalnego oraz oświadczenia wymagane przy tej formie najmu (np. oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji i wskazanie lokalu zastępczego). Pamiętaj, aby dołączyć skany wszystkich wymaganych załączników, takich jak oświadczenie najemcy i zgoda właściciela lokalu zastępczego.
- Wysyłka i pobranie UPP: Po wypełnieniu i załączeniu wszystkich dokumentów, wyślij pismo. System wygeneruje Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP), które jest oficjalnym dowodem zgłoszenia. Koniecznie je pobierz i zachowaj na wypadek ewentualnej kontroli.
-
Zgłoszenie tradycyjne (papierowe):
Jeśli preferujesz tradycyjne metody, możesz samodzielnie przygotować zawiadomienie o zawarciu umowy najmu okazjonalnego. Pamiętaj, że nie ma oficjalnego, jednolitego wzoru formularza do tego celu, więc musisz sporządzić je samodzielnie. Powinno ono zawierać te same informacje, co pismo ogólne składane online: dane wynajmującego i najemcy, adres lokalu, datę zawarcia umowy oraz wszystkie wymagane oświadczenia i załączniki. Tak przygotowane pismo należy złożyć w urzędzie skarbowym właściwym dla miejsca zamieszkania wynajmującego osobiście w biurze podawczym lub wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. To drugie rozwiązanie daje nam dowód nadania.
Niezależnie od wybranej metody, nieprzekraczalny termin 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu (czyli od przekazania lokalu) na dokonanie zgłoszenia jest kluczowy. Przekroczenie go może mieć poważne konsekwencje, o których opowiem w dalszej części artykułu.
Ryczałt od najmu prywatnego: Zasady i stawki w 2026 roku
Od 2023 roku weszły w życie istotne zmiany w opodatkowaniu najmu prywatnego. Muszę jasno podkreślić, że obecnie jedyną dostępną formą opodatkowania dla najmu prywatnego (czyli takiego, który nie jest prowadzony w ramach działalności gospodarczej) jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Nie ma już możliwości wyboru opodatkowania na zasadach ogólnych, czyli według skali podatkowej. To uproszczenie, ale jednocześnie ograniczenie dla wynajmujących.
Obowiązują dwie stawki ryczałtu:
- 8,5% od przychodów do kwoty 100 000 zł rocznie.
- 12,5% od nadwyżki ponad tę kwotę.
Warto zaznaczyć, że w przypadku małżonków posiadających wspólność majątkową, limit przychodów dla stawki 8,5% jest podwójny i wynosi 200 000 zł. Dopiero po przekroczeniu tej sumy stosuje się stawkę 12,5% od nadwyżki. Co ważne, nie ma już obowiązku składania formalnego oświadczenia o wyborze ryczałtu. Pierwsza terminowa wpłata podatku na indywidualny mikrorachunek podatkowy jest traktowana jako zgłoszenie wyboru tej formy opodatkowania. To bardzo wygodne rozwiązanie, które eliminuje dodatkowe formalności.
Praktyczne rozliczanie najmu: Mikrorachunek, terminy i PIT-28
Skoro wiemy już, jaką formę opodatkowania wybrać, przejdźmy do praktyki rozliczania. Kluczowym elementem jest indywidualny mikrorachunek podatkowy. Każdy podatnik posiada swój unikalny numer mikrorachunku, na który wpłaca wszystkie swoje podatki, w tym ryczałt od najmu. Możesz go łatwo znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów, wpisując swój numer PESEL lub NIP. Zawsze podkreślam, że wszystkie wpłaty podatku z tytułu najmu należy dokonywać wyłącznie na ten numer to bardzo ważne, aby pieniądze trafiły we właściwe miejsce.
Terminy płatności podatku (ryczałtu) są stałe: należy go wpłacać do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskano przychód. Przykładowo, za przychód uzyskany w styczniu, podatek płacimy do 20 lutego. Istnieje również możliwość rozliczania kwartalnego, co dla niektórych może być wygodniejsze. Jeśli zdecydujesz się na tę opcję, musisz zaznaczyć to w rocznym zeznaniu PIT-28.
Na koniec roku podatkowego, czyli do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym, należy złożyć roczne zeznanie podatkowe. Przychody z najmu prywatnego rozlicza się na formularzu PIT-28. Pamiętaj, aby zrobić to terminowo, aby uniknąć niepotrzebnych problemów z urzędem skarbowym.
Konsekwencje niezgłoszenia najmu i niepłacenia podatków
Niestety, zaniedbania w zakresie zgłaszania najmu i płacenia podatków mogą prowadzić do poważnych konsekwencji. Warto być ich świadomym, aby działać zgodnie z prawem.
Jeśli chodzi o najem okazjonalny, niezgłoszenie umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia (lub przekazania lokalu) powoduje, że umowa ta traci swój status najmu okazjonalnego i jest traktowana jak zwykła umowa najmu. W praktyce oznacza to, że wynajmujący traci przywileje związane z uproszczoną procedurą eksmisji, co w przypadku problemów z najemcą może być bardzo dotkliwe. Jest to moim zdaniem jeden z głównych powodów, dla których warto pilnować terminu zgłoszenia.
Znacznie poważniejsze są sankcje za niepłacenie podatku od przychodów z najmu. Grozi za to odpowiedzialność karno-skarbowa. Oznacza to nie tylko konieczność zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami za zwłokę, ale także potencjalną grzywnę, której wysokość może być znacząca. W skrajnych przypadkach, gdy kwota niezapłaconego podatku jest wysoka, może to nawet prowadzić do postępowania sądowego.
Na szczęście istnieje mechanizm pozwalający uniknąć kary za spóźnione rozliczenie lub niezapłacenie podatku jest to tzw. "czynny żal". Można go złożyć, o ile urząd skarbowy sam nie wszczął jeszcze postępowania w naszej sprawie. Poprzez złożenie czynnego żalu i uregulowanie zaległości wraz z odsetkami, możemy uniknąć odpowiedzialności karno-skarbowej. To bardzo przydatne narzędzie, z którego warto skorzystać, jeśli zdarzy nam się przeoczyć jakiś termin.
Dodatkowo, muszę poinformować, że od 20 maja 2026 r. wejdą w życie nowe unijne przepisy, które wprowadzą obowiązek rejestracji każdego lokalu przeznaczonego na najem krótkoterminowy i nadania mu unikalnego numeru rejestracyjnego. To kolejna zmiana, która wpłynie na rynek wynajmu, a o której warto pamiętać planując przyszłe działania.
